BÀI SỐ 17
TRÌNH TỰ VÀ PHƯƠNG PHÁP
LÀM MỘT BẢN BÁO CÁO HOÀN CHỈNH
1. Khái niệm:
Báo cáo là một loại văn bản dùng để trình bày các kết quả đã đạt được hoặc chưa đạt được trong một đội, một phòng ban… Hoặc có thể dùng để mô tả sự phát triển, diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu hoặc động của quản lý và Ban lãnh đạo đề ra, trình bày công tác và kết quả hoạt động trong một ngày, một tuần hay một tháng, giúp cho việc đánh giá tình hình công việc, hoạt động thực tế được kịp thời và chính xác.
2. Tác dụng:
– Giúp cho cấp trên cũng như cấp làm báo cáo nắm chắc tình hình về mọi mặt trong phạm vi chức năng của mình.
– Phục vụ cho việc chỉ đạo của cấp trên đối với cấp dưới được kịp thời.
– Góp phần quan trọng vào việc thu nhập, tích luỹ tài liệu để sử dụng lâu dài.
3. Yêu cầu của việc làm báo cáo:
a. Báo cáo phải đảm bảo tính khách quan, trung thực và độ chính xác tuyệt đối:
– Báo cáo phải phản ánh đúng sự thực, khách quan, nêu đúng ưu, khuyết điểm, những thuận lợi, khó khăn, những việc đã giải quyết, những việc còn tồn đọng. Không được hư cấu hoặc chủ quan.
– Người làm báo cáo không được thiên vị, thêm bớt, bóp méo sự thật mà phải trung thực, khách quan trong việc báo cáo và đánh giá báo cáo.
– Chú ý: Muốn làm được một bản báo cáo hoàn chỉnh, trung thực và đầy đủ nội dung người làm báo cáo phải nắm vững tình hình hoạt động trong phạm vi trách nhiệm của mình.
b. Nội dung của bản báo cáo phải cụ thể, đầy đủ nội dung và có trọng tâm, trọng điểm:
– Người soạn thảo báo cáo phải đầu tư thời gian kiểm tra chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ trọng yếu trong phạm vi hoạt động của mình để đưa vào báo cáo.
– Không nên liệt kê tràn lan mọi sụ việc, hiện tượng xảy ra mà phải phân tích chọn lọc những số liệu, sự việc liên quan đến chức năng hoạt động của mình.
– Tuy nhiên báo cáo phải đầy đủ các yếu tố của những vụ việc, những thông tin quan trọng, những số liệu chính xác và thông qua đó có thể so sánh, đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu để khắc phục. Cần tránh những số liệu không có thực hoặc những sự kiện chung chung.
– Khi nhận được thông tin quan trọng dù chưa đầy đủ hoặc chưa khẳng định độ chính xác tuyệt đối, nhân viên vẫn phải báo cáo lên lãnh đạo cấp trên để kịp thời phối hợp giải quyết. Sau đó nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo tiếp để bổ sung thông tin đầy đủ, chính xác.
– Chú ý: Cần xuất phát từ mục đích yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng người đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể phù hợp với người nhận và nghiên cứu mà báo cáo. Tránh tình trạng báo cáo tràn nan, vụn vặt chi tiết rườm rà hoặc đưa ra các nội dung sự việc, các số liệu không cụ thể, không chính xác.
4. Báo cáo phải kịp thời:
– Thể hiện ý thức kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng lãnh đạo cấp trên có trách nhiệm với công việc. Báo cáo kịp thời nhằm giúp cho lãnh đạo kịp thời nắm bắt được tình hình để có chủ trương, biện pháp giải quyết đúng đắn và hiệu quả.
– Báo cáo kịp thời là khi nhân được thông tin hoặc phát hiện sự vụ việc gì phải dùng các biện pháp, phương tiện thông tin nhanh nhất để báo cáo lên cấp trên, không được để chậm trễ.
5. Một số loại báo cáo thường dùng:
a. Báo cáo định kỳ:
Là loại báo cáo tình hình hoạt động và công tác theo thời gian quy định của Công ty, gồm có báo cáo ngày, báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo tổng kết, báo cáo năm…
– Báo cáo ngày: Là loại báo cáo những tình hình, tin tức nhận được và tình hình công tác của một cá nhân, một tổ, đội… thực hiện trong ngày. Báo cáo những tình hình vừa mới xảy ra, những tình hình đã xảy ra từ trước mà nay mới nhân được thông tin, sổ nhật ký theo dõi báo cáo) lưu báo cáo để theo dõi.
– Báo cáo tuần: Là báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động của một cá nhân, của một tổ, đội đã thực hiện trong tuần.
– Báo cáo tháng: Là báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động của một cá nhân, của một tổ, đội đã thực hiện trong tháng.
– Báo cáo tổng kết tháng: Phải đánh giá kết quả hoạt động của một cá nhân, của một tổ, đội thực hiện trong một tháng, đánh giá tình hình, phân tích những mặt mạnh, mặt yếu rút ra những kinh nghiệm, những vấn đề có ý nghĩa tổng kết trên cơ sở đó đề ra kế hoạch công tác trong thời gian tới.
b. Báo cáo vụ việc
Là loại báo cáo tường thuật quá tình phát sinh, phát triển của vụ việc xảy ra, có phân tích, đánh giá nhận xét và có đề xuất biện pháp phối hợp giải quyết. Nội dung cơ bản gồm:
– Thời gian và địa điểm xảy ra sự, vụ việc.
– Nội dung vụ việc gì đã xảy ra.
– Tình hình diễn biến những nguyên nhân, những thiệt hại, tác hại đã xảy ra.
– Những biện pháp gì đã làm hoặc đang làm để giải quyết sự, vụ việc đó.
– Chủ trương, biện pháp tiếp tục xử lý, giải quyết các sự, vụ việc xảy ra.
b. Những đề xuất, kiến nghị cấp trên giải quyết.
6. Phương pháp viết một bản báo cáo
a. Công tác chuẩn bị:
– Cần phải xác định rõ mục đích, yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo định kỳ hay báo cáo bất thường.
– Thu nhập và xử lý thông tin, thu nhập những tin tức tức, tài liệu có liên quan đến vấn đề báo cáo, qua đó kiểm tra, nghiên cứu tin tức, số liệu, tài liệu để phục vụ cho việc báo cáo.
b. Viết báo cáo:
– Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông (tiếng Việt). Trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của khách hàng thì phải viết bằng báo cáo bằng tiếng Anh. Khi viết báo cáo bằng tiếng Anh thì người làm báo cáo phải có đủ trình độ ngoại ngữ.
– Báo cáo nên nêu rõ các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng chữ số, sơ đồ để minh hoạ, đối chiếu.
– Báo cáo nên dùng cách hành văn tường thuật, mô tả mạch lạc, rõ ràng, thiết thực, không nên dùng lối văn cầu kỳ hoặc câu văn có thể hiện theo nhiều nghĩa khác nhau.
– Không nên viết quá dài dòng về một vấn đề, chi tiết vụn vặt, nhưng cũng không nên viết quá ngắn gọn về một nội dung quan trọng hoặc một vụ việc lớn.
– Không nên dùng những từ, ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều mà không có căn cứ làm cho người đọc thiếu sự tin tưởng và nội dung bản báo cáo.
– Đối với báo cáo chuyên đề, ví dụ: báo cáo tuần, tháng… có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dụng bản báo cáo định kỳ.
– Đối với các bản báo cáo quan trọng, ví dụ: báo cáo tổng kết gửi khách hàng…cần phải tổ chức họp để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.
