BÀI SỐ 16
QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN SỰ, VỤ VIỆC
Các bước tiến hành: Có 03 bước chính:
Bước 1: Nhận thông tin, Kiểm tra thông tin về vụ việc gì, Kết luận ban đầu về sự vụ việc.
- Người đầu tiên phát hiện ra sự vụ việc là ai? Nội dung nhận định sự vụ việc ban đầu như thế nào? Sau đó báo cáo cho cấp trên biết thông tin về sự vụ việc đó.
- Lưu ý: Báo cáo thông tin phải theo phân cấp. Ví dụ: Nhân viên báo đội trưởng, sau đó đội trưởng có trách nhiệm tiếp nhận thông tin, xử lý sự, vụ việc ban đầu theo đúng chức năng và thẩm quyền cho phép.
- Trường hợp cấp thiết sự, vụ việc quan trọng mà nhân viên không báo được cho cán bộ trực tiếp phụ trách có thể báo cáo vượt cấp lên cấp trên như chỉ huy trưởng hoặc trưởng phòng nghiệp vụ.
- Người tiếp nhận thông tin về sự vụ việc có trách nhiệm truyền đạt thông tin tới các phòng ban liên quan để cùng phối hợp giải quyết.
- Lãnh đạo Công ty phân công nhiệm vụ cho những người có thẩm quyền chịu trách nhiệm điều tra làm rõ sự vụ việc đó. Trong trường hợp sự, vụ việc nghiêm trọng có thể thành lập một tổ hay một ban điều tra.
- Thực hiện tiến trình điều tra theo từng bước, đưa ra kết luận ban đầu, diễn biến sự việc tích cực hay tiêu cực, dần dần làm sáng tỏ sự vụ việc trên.
Bước 2: Thực hiện việc nhận thông tin và đưa ra kế hoạch giải quyết sự vụ việc.
- Ban điều tra, tổ điều tra gồm những ai, thuộc phòng, ban nào? (những phòng chịu trách nhiệm chính về lực lượng và dịch vụ bảo vệ là Phòng nghiệp vụ, Phòng Marketing).
- Ban điều tra có thể phối hợp với khách hàng và đưa ra biện pháp giải quyết.
- Biện pháp khắc phục sự cố như thế nào tuỳ vào từng sự vụ việc. Sau khi có kết quả điều tra và có biện pháp khắc phục, đội trưởng phụ trách mục tiêu có trách nhiệm tổ chức cuộc họp phổ biến cho toàn nhân viên trong đội biết và rút kinh nghiệm.
Bước 3: Kiểm tra lại việc đã thực hiện:
- Phòng nghiệp vụ có trách nhiệm chấn chỉnh người có trách nhiệm quản lý mục tiêu, đưa ra những yêu cầu nhiệm vụ mới để cấp dưới thực hiện.
- Chỉ huy mục tiêu triển khai việc thực hiện nhiệm vụ, yêu cầu mới đến từng nhân viên bảo vệ.
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc nhân viên chấp hành những yêu cầu, nhiệm vụ mới.
- Tổ chức đào tạo, hướng dẫn, tư vấn nhân viên để nâng cao trình độ nghiệp vụ và tư cách, tác phong của người bảo vệ chuyên nghiệp.
- Phòng nghiệp vụ phối hợp với các Phòng, Ban liên quan tổ chức kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ đối với việc thực hiện yêu cầu, nhiệm vụ mời từ cấp chỉ huy mục tiêu trở xuống.
