BÀI SỐ 13
TRÌNH TỰ PHƯƠNG PHÁP HOÀN CHỈNH CÁC LOẠI HỒ SƠ
TÀI LIỆU TRONG LỰC LƯỢNG BẢO VỆ
- MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA:
- Mục đích:
1) Tạo cho NVBV có tác phong nề nếp, cẩn thận rõ ràng trong các loại hồ sơ.
2) VD: Sổ giao ca trực vị trí, sổ đăng kí ra vào, sổ theo dõi xe máy và các loại sổ sách khác…
3) Cho NVBV làm quen với tất cả các tài liệu biểu mẫu của lực lượng bảo vệ.
4) NVBV được hiểu rõ tầm quan trọng của các biểu mẫu.
5) Nội dung hồ sơ tài liệu chính là một phần trong phương án bảo vệ và công tác nghiệp vụ. Qua đó nếu như NVBV thực hiện tốt thì trình độ nghiệp vụ sẽ nâng cao.
- Ý nghĩa:
1) Là cơ sở pháp lý để chứng minh sự việc với các cơ quan pháp luật hoặc cơ quan hữu quan và nội bộ lực lượng bảo vệ. Đây là chững cứ pháp lý.
2) Chứng minh được tinh thần trách nhiệm, ý thức công việc, ý thức nghề nghiệp của nhân viên bảo vệ.
3) Tạo được sự nể phục, uy tín, tin tưởng đố với khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên.
4) Loại trừ được sự thờ ơ, sao nhãng, thiếu trung thực trong công tác và trong nội bộ.
- NHẬN THỨC:
- Trong công tác bảo vệ của lực lượng bảo vệ liên quan đến rất nhiều vấn đề có những sự việc tưởng như rất nhỏ, nhưng trên thực tế lại phản ánh ngược lại.
- Vấn đề hình thành, bổ sung, chỉnh lý, hoàn chỉnh các lọai biểu mẫu, biên bản hồ sơ đã có từ lâu. Trong tất cả các lọai ngành nghề trong xã hội, đặc biệt quan trọng đối với những loại nghề nghiệp liên quan đến pháp luật, nhân phẩm, danh dự mà bảo vệ chuyên nghiệp là một loại nghề điển hình.
- Tuy rằng ghi chép lưu trữ chỉ là một thủ tục hành chính có nhiều phương thức khác nhau nhưu: vi tính, đánh máy, ghi âm… nhưng điều quan trọng đầu tiên là nhanh chóng, kịp thời, trung thực, khách quan. Có tính vật chứng là các loại biểu mẫu biên bản.
III. NHỮNG NÉT ĐẶC THÙ CƠ BẢN CỦA CÁC LOẠI BIỂU MẪU, BIÊN BẢN CỦA LỰC LƯỢNG BẢO VỆ:
- Thời gian, không gian, địa điểm, con người nơi phát sinh tài liệu:
1) Phải nêu được đầy đủ, ngày giờ, tháng, năm.
2) Họ tên, chức vụ, vị trí công tác của từng người tại thời điểm công tác đó.
3) Không gian (ngoài trời, trong nhà, mưa nắng, gió rét…)
4) Sơ yêu lý lịch của từng người làm chứng, người biết sự việc, người chủ trì, người vi phạm, người làm tài liệu.
5) Địa điểm tại đâu (phải làm cụ thể chính xác, tránh trung lập, nhầm lẫn, phủ nhận).
- Yêu cầu trong phương pháp lập tài liệu:
1) Phải ghi theo trình tự nếu không có mẫu.
2) Ghi chép phải sạch sẽ rõ ràng, cẩn thận, phản ánh một cách trung thực khách quan.
3) Nếu có vấn đề nào chưa rõ thì phải hỏi lại.
4) Tránh vụn vặt dài dòng.
5) Trước khi lập tài liệu phải có sự suy nghĩ tổng hợp vấn đề.
6) Không được ghi theo ý thích chủ quan, tắc trách, lười biếng.
7) Nếu có vật chứng, phải ghi cụ thể vè số lượng, kích thước, màu sắc chủng loại (tuyệt đối không được đánh giá chất lượng cụ thể mà chỉ dựa vào hình thức bên ngoài như: cũ, mới, màu sắc…
8) Thực tế vụ việc và khảng cách thời gian tài liệu có thể thừa, hoặc thiếu vì vậy khi lập biểu mẫu tài liệu phải chú ý điều chỉnh nội dung sao cho chính xác phù hợp, nhưng tránh hiểu lầm ngộ nhận.
9) Khi lập xong biểu cẩn kiểm tra lại và đọc lại cho mọi người cùng nghe. khi đã thông nhất phải cso câu kết luận và tất cả cùng ký tên. Nếu có ai thêm bớt gì thì cũng cần phải ghi rõ và đọc lại. Những phần cồn trống đều phải gạch cheol
- NỘI DUNG CẦN THỂ HIỆN
- Những ghi nhận xác định ban đầu của vụ việc:
– Có thể NVBV trực tiếp phát hiện xử lý hoặc qua báo cáo tường trình phát hiện của người khác.
– Nêu rõ địa điểm, thời gian xảy ra, điều này rất quan trọng vì: chứng minh được phần nào tính chất mức độ của sự việc (chuyên nghiệp hay cố ý, vô ý hay tình cờ).
– Tất cả những người biết được sự việc, có thể biết hết hay biết được một phần nào đó như: tên, tuổi tất cả những người biết việc và hỏi địa chỉ của người ta, nghề nghiệp, giới tính, thời gian họ phát hiện sự việc.
– Phát hiện do lý do nào? (tự họ biết hay nghe ai nói lại).
– Ngoài họ ra còn có ai biết sự việc đó nữa không?
– Khi cần liên hệ với họ ở đâu.
– Mức độ hậu quả của sự việc (nếu có).
– Địa điểm sự việc cần nắm rõ: ngoài trời hay trong nhà, số nhà, lầu ,phòng, khu vực, phường quận…
– Sự việc xảy ra, sắp xảy ra, đang xảy ra, đã kết thúc.
- Nội dung, bản chất:
- Bắt đầu xảy ra như thế nào:
1) Trông thấy: màu sắc, hình dáng, ánh sáng, trực tiếp, gián tiếp ít ngườ hay nhiều người.
2) Nghe thấy: tiếng nổ, tiếng kêu, tiếng đỗ vỡ, các tiếng động lạ…
3) Ngửi thấy mùi vị như thế nào?
4) Vị trí khi chứng kiến sự việc: đường nào, hướng nào?
5) Thời gian khi phát hiện: lúc mấy giờ? Có chính xác không? (có đồng hồ hay đoán chừng)
6) Không gian, thờigian: thời tiết ra sao? Mưa hay nắng?
7) Lúc đó có những ai chứng kiến sự việc.
- Khi xảy ra:
1) Sự việc diễn biến như thế nào?
2) Tuỳ loại sự cố vụ việc mà hỏi rõ ghi vào tài liệu (cháy nổ, trộm cắp, xì ga, hoá chất, ẩu đả, tai nạn…).
3) Trình tự vụ việc từ lúc bắt đầu phát hiện cho đến khi kết thúc hoặc người biết việc bỏ đi nửa chừng.
4) Khi họ chứng kiến thì còn có ai biết sự việc đó không?
5) Sự việc diến biến nhanh chóng hay từ từ.
6) Họ có nhận định hay phán đoán sự việc gì xảy ra hay không?
7) Nếu có người rời khỏi địa điểm nơi xảy ra sự việc thì họ có biết người đó là ai?
8) Lý do họ rời khỏi nơi xảy ra sự việc.
- Khi kết thúc sự việc:
1) Họ ghi nhận được những gì khi sự việc kết thúc? (hậu quả, tác hại, thiệt hại về con người, vật chất tinh thần…)
2) Hậu quả đó có cản trở cho việc sản xuất bình thường hay không?
3) Khi kết thúc sự việc còn có người nào chứng kiến.
4) Công tác bảo vệ hiện trường ra sao?
5) Việc giải quyết hậu quả như thế nào?
6) Đã báo cáo sự việc cho cơ quan hữu quan và những người có trách nhiệm biết hay chưa? Họ đã đến hiện trường chưa?
7) Đã có sự chỉ đạo gì về sự việc xảy ra?
8) Đọc lại cho tất cả mọi người cùng nghe.
- Những điểm cần chú ý:
Có thể lập biên bản vụ việc, có một số người biết việc những không dám ký vào biên bản, nhân viên bảo vệ cần:
1) Khéo léo tế nhị giải thích cho họ biết tầm quan trọng của công việc.
2) Luôn đề cao và tôn trọng những người đó.
3) Luôn cám ơn họ về sự hợp tác.
4) Khi lập biên bản (nếu có tang vật phải ghi theo số lượng, màu sắc bên ngoài).
5) Hạn chế tối đa việc nhân viên bảo vệ ký xác nhận là nhân chứng là người biết việc.
- SỔ SÁCH GIAO CA, NHẬN CA
- Yêu cầu:
1) Rõ ràng chính xác đầy đủ.
2) Thể hiện khách quan tình hình ca trực.
3) Giữ gìn sạch sẽ cẩn thận.
4) Chỉ có người có trách nhiệm và được sự dồng ý của cấp có thẩm quyền mới được phép cung cấp số liệu trong bàn giao ca.
5) Khi hết sổ, đổi sổ mới phải nộp lại sổ cho chỉ huy mục tiêu.
6) Ghi chép đầy đủ cụ thể nhưng cô đọng tránh dài dòng.
7) Phải hiểu rằng sổ sách bàn giao ca là loại tài liệu đầy đủ nhất, tổng hợp nhất và nó luôn thuộc về bí mật của lực lượng bảo vệ.
- Nội dung phải thể hiện:
- Tình hình nhân viên trong ca trực:
1) Ghi rõ, thứ ngày, tháng năm.
2) Họ tên đầy đủ của toàn bộ nhân viên trong ca trực, từng vị trí phải đảm nhận.
3) Nếu có thay đổi nhân viên phải ghi rõ lý do.
4) Nhân viên nghỉ định kỳ phải ghi rõ lý do.
5) Công cụ hỗ trợ của từng người.
- Tuỳ tình hình trong ca trực:
Tuỳ từng tính chất của từng mục tiêu và có sự ghi nhận khác nhau:
1) Thời tiết: Mưa to, gió lớn, trời tối, có trăng sao…
2) Ánh sáng: giờ tắt mở, số lượng đèn các loại, có đảm bảo cho công tác bảo vệ hay không? Giờ chạy, ngừng máy phát điện, sự cố về ánh sáng.
3) Hướng gió: gió đông, đông nam, đông bắc…
4) Giờ bắt đầu làm việc, giải lao , ra về của mọi người trong mục tiêu.
5) Làm việc ngoài giờ: thời gian, số lượng, địa điểm, dụng cụ.
6) Những người ở lại trong mục tiêu ngoài giờ hành chính: Họ tên, chức vụ bộ phận, đến, đi, vào những thời gian nào? (chủ yếu dành cho những ngày nghỉ lễ, têt).
7) Các đơn vị nhà thầu làm việc trong mục tiêu: tên, số lượng, công việc, vật dụng, máy móc…
8) Tài sản của mục tiêu: chủ yếu những tài sản lớn đắt tiền mà bảo vệ có tách nhiệm trong giữ như: các loại xe, máy lạnh, máy vi tính, camera…
9) Chủ quản nhắc nhở yêu cầu gì?
10) Lực lượng bảo vệ đề nghị những gì? Nội dung, thời gian, người tiếp nhận.
11) Tình hình khách ra vào nhà máy.
12) Vấn đề an toàn lao động.
13) Tình hình an ninh trong nục tiêu, bên ngoài mục nếu có.
14) Người vào đầu tiên và người về sau cùng.
15) Trong khi lực lượng bảo vệ làm việc có những ai của lực lượng chủ quản tham gia.
16) Tinh trạng các thiết bị trong mục tiêu như: máy phát điện, bồn dầu, bơm nước, thang máy…
17) Hệ thống cửa: chủng loại. VD: cửa sổ, cửa kính… Số lượng, thời gian đóng mở, người đóng mở, có niểm phong hay không? Đặc biệt chú ý hệ thống cửa kho và cửa văn phòng.
18) Nếu có người vi phạm thì: ghi vắn tắt nội dung lỗi vi phạm.
19) Thời gian, lực lượng chỉ huy, tuần tra cơ động, đến đi kiểm tra.
- Bàn giao ca trực:
1) Toàn bộ trang thiết bị lực lượng tại mục tiêu.
2) Các loại biểu mẫu, sổ sách có liên quan.
3) Bàn giao những công việc cần thiết.
4) Bàn giao những yêu cầu của chủ quản.
- BÁO CÁO GỬI KHÁCH HÀNG VÀ CÁC LOẠI BÁO CÁO KHÁC:
- Yêu cầu:
1) Ngắn gọn, xúc tích, đúng trọng tâm.
2) Trình bày nội dung theo thứ tự sự việc.
3) Phải có tiêu đề rõ ràng.
4) Yêu cầu có trả lời hoặc phúc đáp.
- Thể hiện:
1) Nói rõ gửi cho ai chức vụ đơn vị (tiêu đề của báo cáo).
2) Trình bày theo thứ tự: bắt đầu – xảy ra- kêt thúc.
3) Ý kiến chỉ đạo.
4) Phương pháp tiến hành.
5) Khi nhận được báo cáo yêu cầu chủ quản có phúc đáp chỉ thị.
6) Nội dung luôn trung thực mền mỏng.
7) Tuyệt đối không dùng từ khó hiểu hay nói lóng.
8) Không được có những cụm từ kích bác, châm biếm, đả kích.
9) Phải có lời xin lỗi hoặc cảm ơn.
10) Ghi rõ họ tên chức vụ, nơi công tác làm báo cáo.
